E-Rechnungspflicht: Was Umzugsunternehmen jetzt wissen müssen

In Zeiten der Digitalisierung stehen Umzugsunternehmen vor wachsenden Anforderungen: Seit dem 1. Juli 2020 müssen öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen im X-Rechnungs-Format empfangen, und ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht (§ 3 E-RechV) auch für private Leistungsanbieter im öffentlichen Bereich. Die Einführung der E-Rechnung (X-Rechnung) soll Prozesse optimieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Pflichten und Chancen die E-Rechnungspflicht mit sich bringt und wie Sie mit der richtigen Umzugsoftware gesetzeskonform bleiben.

1. Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Lieferanten und Dienstleister, Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Die zentrale Verordnung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, in Deutschland umgesetzt durch die E-RechV. Kernpunkte:

Verbindliches Format: Seit 2020 nur noch das X-Rechnungs-XML-Format zulässig.
Empfangspflicht: Öffentliche Auftraggeber müssen E-Rechnungen annehmen.
Absenderpflicht ab 2025: Auch Unternehmen, die an Behörden liefern oder leisten, müssen sich darauf einstellen.

2. E-Rechnung vs. X-Rechnung

E-Rechnung: Oberbegriff für elektronische Rechnungslegung.
X-Rechnung: Spezifisches XML-Schema (EN 16931) für Deutschland.
Konformitätsprüfung: Jede E-Rechnung im X-Rechnungs-Format muss einer automatisierten Validierung standhalten.

3. Vorteile der digitalen Rechnung

Schnellere Bearbeitung: Automatisierte Workflows verkürzen Freigabe- und Zahlungsprozesse.
Fehlerreduktion: Strukturierte Daten verhindern manuelle Übertragungsfehler.
Nachhaltigkeit: Kein Papierverbrauch, keine Porto- und Druckkosten.

4. Anforderungen an Ihre Umzugsoftware

Damit Ihre Umzugssoftware E-Rechnungen und X-Rechnung exportieren kann, benötigen Sie folgende Funktionen:

XML-Export: Erzeugung valider X-Rechnungs-XML-Dateien.
Zertifikatsmanagement: Signaturen und sichere Übermittlung.
Archivierung: Langfristige Speicherung gemäß GoBD.
Automatische Prüfungen: Validierung gegen das X-Rechnung-Schema.

Setzen Sie auf eine moderne Umzugsoftware, die alle Anforderungen abdeckt – so sind Sie rechtssicher unterwegs.

5. Wie Xlado die E-Rechnungspflicht unterstützt

X-Rechnung-Export: Direkt aus der Rechnungserstellung heraus als XML-Datei.
Vorlagen und Profile: Vorkonfigurierte Einstellungen für öffentliche Auftraggeber.
Automatische Validierung: Fehlerdiagnose vor dem Versand.
GoBD-konformes Archiv: Selbstüberprüfende Langzeitspeicherung.

Dank der flexiblen Umzugssoftware von Xlado erfüllen Sie die E-Rechnungspflicht ohne Mehraufwand.

6. Schritte zur Umstellung

Modul aktivieren: Unter Einstellungen → Module das Rechnungsmodul freischalten.
Stammdaten pflegen: Kunden- und Auftragsdaten vollständig anlegen.
X-Rechnung konfigurieren: Vorlagen prüfen und Zertifikat hinterlegen.
Testversand durchführen: Musterrechnung an eine Testbehörde.
Rollout: Elektronische Rechnungen live stellen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht und das X-Rechnungs-Format sind für Umzugsunternehmen keine Hürde, sondern eine Chance, Prozesse zu verschlanken und Kosten zu sparen. Mit der passenden Umzugsoftware wie Xlado sind Sie bestens gerüstet.